Een AI Voice Agent die telefoongesprekken kan beantwoorden, is technologisch indrukwekkend.

Maar voor een onderneming is een andere vraag veel belangrijker:

waarvoor kunt u hem concreet inzetten?

Telefonisch onthaal, afspraken maken, oproepen buiten de openingsuren, aanvragen kwalificeren of veelgestelde vragen beantwoorden: dit zijn 7 situaties waarin een AI Voice Agent kan worden ingezet.

1. Oproepen beantwoorden wanneer niemand beschikbaar is

18u37.

Uw kantoor is gesloten.

Een prospect heeft uw bedrijf net ontdekt en besluit u te bellen.

Met traditionele telefonie zijn er verschillende mogelijkheden: voicemail, een sluitingsbericht of een gemiste oproep.

Een AI Voice Agent kan het gesprek daarentegen voortzetten.

Hij kan:

begrijpen waarom iemand belt;
bepaalde informatie geven;
contactgegevens verzamelen;
een bericht aannemen;
eventueel een afspraak inplannen.

Zo blijft uw onderneming bereikbaar, ook wanneer er niemand fysiek beschikbaar is.

2. Telefonisch afspraken maken

"Hebt u donderdagmiddag nog een moment vrij?"

Voor veel bedrijven heeft een belangrijk deel van de inkomende oproepen te maken met het maken of wijzigen van afspraken.

Wanneer de AI Voice Agent gekoppeld is aan het juiste afsprakensysteem, kan hij rekening houden met de beschikbare momenten en de beller begeleiden bij het maken van een afspraak.

Dit type scenario is bijzonder interessant voor:

medische praktijken;
garages;
vastgoedkantoren;
consultants;
dienstverlenende bedrijven;
commerciële teams.

→ Lees ook: Hoe kan een AI Voice Agent afspraken inplannen?

3. Veelgestelde vragen beantwoorden

Sommige vragen komen elke dag terug.

"Hoe laat zijn jullie open?"

"Zijn jullie actief in Brussel?"

"Welke documenten moet ik meenemen?"

"Bieden jullie deze dienst aan?"

Het is niet altijd nodig dat een medewerker tijd vrijmaakt om deze vragen te beantwoorden.

Dankzij een kennisbank kan de AI Voice Agent de informatie raadplegen die hem ter beschikking werd gesteld en bepaalde vragen beantwoorden.

Bij Interfone kan de AI Voice Agent onder andere worden gevoed met bedrijfsspecifieke content en informatie.

4. Oproepen automatisch naar de juiste persoon leiden

Niet elke oproep komt meteen bij de juiste persoon terecht.

Een klant zoekt de boekhouding.

Een prospect wil de commerciële dienst spreken.

Een leverancier zoekt een verantwoordelijke.

In plaats van de beller door een keuzemenu te laten navigeren, kan de AI Voice Agent proberen te begrijpen wat hij nodig heeft.

"Ik bel omdat ik een vraag heb over mijn factuur."

De intentie is duidelijk: facturatie.

Het ingestelde scenario kan vervolgens bepalen dat de oproep naar de juiste dienst wordt doorgeschakeld.

De AI Voice Agent fungeert zo als een soort intelligente telefonische receptionist.

5. Een aanvraag kwalificeren vóór de oproep wordt doorgeschakeld

Het gaat niet alleen om weten wie de beller wil spreken.

De AI Voice Agent kan ook bepaalde informatie verzamelen voordat de oproep wordt doorgeschakeld.

Voor een commerciële dienst kan dat bijvoorbeeld zijn:

type project;
locatie;
grootte van het bedrijf;
beschikbaarheid;
specifieke behoefte.

Voor een vastgoedkantoor:

gezocht type pand;
regio;
budget;
kopen of huren.

Voor een technisch bedrijf:

type storing;
betrokken apparatuur;
urgentieniveau.

De medewerker ontvangt zo een oproep met meer context over de vraag van de klant of prospect.

6. Bepaalde aanvragen opvangen tijdens piekmomenten

10u00.

Drie medewerkers zijn al in gesprek en verschillende andere oproepen komen tegelijkertijd binnen.

De wachtrijen van Magic IP maken het al mogelijk om deze oproepstromen te organiseren.

Maar afhankelijk van het type onderneming kunnen bepaalde oproepen ook door AI worden behandeld.

De AI Voice Agent kan eenvoudige vragen opvangen terwijl medewerkers zich bezighouden met gesprekken waarvoor hun expertise echt nodig is.

Het doel is dus niet noodzakelijk om een wachtrij te vervangen, maar om de druk erop te verminderen.

7. Een eerste niveau van telefonisch onthaal 24/7 aanbieden

Tot slot kan de AI Voice Agent fungeren als een permanente eerste lijn voor inkomende oproepen.

's Nachts.

In het weekend.

Tijdens een uitzonderlijke sluiting.

Tijdens een algemene vergadering.

Tijdens vakantieperiodes.

De AI Voice Agent blijft oproepen ontvangen volgens de regels en scenario's die door de onderneming zijn ingesteld.

Hij kan antwoorden wanneer hij over de nodige informatie beschikt en de aanvraag doorschakelen of registreren wanneer menselijke tussenkomst nodig is.

Een goede AI Voice Agent begint met het juiste scenario

AI installeren enkel en alleen omdat het AI is, heeft weinig zin.

Begin eerst met het analyseren van uw inkomende oproepen:

Welke vragen krijgt u het vaakst?

Welke oproepen worden regelmatig gemist?

Welke repetitieve taken kosten uw medewerkers tijd?

Op welke momenten ondervinden bellers de meeste moeilijkheden?

Op basis van die antwoorden kunt u bepalen welke onderdelen van uw telefonie interessant zijn om te automatiseren.

De mens blijft centraal staan

Een goede automatisering houdt ook rekening met haar grenzen.

Wanneer een vraag te complex, gevoelig of specifiek wordt, moet de oproep kunnen worden doorgeschakeld naar een medewerker.

Dat is precies een van de mogelijkheden van de AI Voice Agents van Interfone: de behoefte van de beller identificeren en de oproep naar de juiste persoon doorschakelen wanneer dat nodig is.