Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Interfone Belgium SRL, Rue de Coquelet 134, 5000 Namen, België, ondernemingsnummer BE0848.093.665 ("Interfone", "wij").

Voor elke vraag over uw gegevens of om uw rechten uit te oefenen: info@interfone.be, of per post op het bovenstaande adres.

Wat we verwerken, waarom en op welke basis

We verzamelen enkel de gegevens die in elke situatie nodig zijn. De verplichte velden van onze formulieren zijn nodig om uw aanvraag te behandelen: zonder die gegevens kunnen we er geen gevolg aan geven.

• Contactaanvraag: naam, voornaam, bedrijf, e-mail, telefoon, onderwerp en bericht. Om u te antwoorden. Rechtsgrond: precontractuele maatregelen op uw verzoek en ons gerechtvaardigd belang om op aanvragen te reageren.
• Gratis test, demo, gids: naam, voornaam, e-mail, telefoon, bedrijf, bedrijfsgrootte, aantal lijnen, gebruikte CRM-tool, gekozen tijdslot. Om de test of demo te organiseren, u de gids te sturen en uw aanvraag op te volgen. Rechtsgrond: precontractuele maatregelen op uw verzoek.
• Online bestelling: contactgegevens, bedrijf, btw-nummer, installatie- en facturatieadres, over te zetten nummers en huidige operator. Om de bestelling, de nummeroverdracht en de installatie te verwerken. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.
• Klanten: contactgegevens, facturatiegegevens, contacten met onze support en gegevens die nodig zijn voor de werking van de diensten, waaronder verkeersgegevens (nummers, datum, uur en duur van de communicatie). Om de diensten te leveren en te factureren, support te bieden en het netwerk te beveiligen. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen, met name de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie.
• Advies en nieuws: naam, bedrijf, e-mail. Om u commerciële informatie te sturen. Rechtsgrond: uw toestemming of, voor onze klanten, ons gerechtvaardigd belang om hen gelijkaardige diensten voor te stellen. Elke e-mail bevat een afmeldlink.
• Sollicitaties: naam, voornaam, e-mail, telefoon, bericht, cv en bijlagen. Om uw sollicitatie te beoordelen. Rechtsgrond: precontractuele maatregelen op uw verzoek.
• Partner- en vzw-programma's: contactgegevens en informatie over uw organisatie. Om uw aanvraag te beoordelen. Rechtsgrond: precontractuele maatregelen op uw verzoek.
• Meldingen van de statuspagina: e-mailadres. Om u te verwittigen bij storingen en onderhoud. Rechtsgrond: uw toestemming, die u kunt intrekken via de link in elke melding.
• Surfen op de site: IP-adres, browser, bezochte pagina's, opgeslagen in de technische logbestanden van onze hostingprovider. Om de werking en beveiliging van de site te verzekeren. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang. Cookies voor bezoekmeting en marketing worden enkel geplaatst met uw toestemming: zie ons cookiebeleid.

Gegevens die we verwerken voor onze klanten

Wanneer onze klanten onze diensten gebruiken (telefooncentrale, gespreksopname, voicemail, sms, AI-spraakagenten), verwerken we bepaalde gegevens voor hun rekening en volgens hun instructies, zoals de inhoud van berichten, opnames of transcripties. Voor die verwerkingen treedt Interfone op als verwerker: de klant is er verantwoordelijk voor en informeert de betrokkenen. Bent u in contact met een van onze klanten, richt u dan eerst tot hem om uw rechten uit te oefenen.

Hoelang we uw gegevens bewaren

• Prospecten (contact, test, demo, gids, partnerprogramma's): 3 jaar na ons laatste contact.
• Klanten: gedurende de hele looptijd van de overeenkomst, daarna zolang onze wettelijke verplichtingen dat vereisen. Boekhoudkundige stukken en facturen worden tot 10 jaar bewaard.
• Verkeersgegevens: gedurende de termijnen die de wetgeving over elektronische communicatie voorschrijft, daarna gewist of geanonimiseerd.
• Sollicitaties: tijdens de rekrutering. Wordt uw sollicitatie niet weerhouden, dan wissen we ze binnen 6 maanden, tenzij u ons toestemming geeft ze te bewaren voor toekomstige vacatures.
• Advies, nieuws en meldingen: tot u zich afmeldt.
• Technische logbestanden: beperkte duur, vastgelegd door onze hostingprovider om veiligheidsredenen.

Wie uw gegevens ontvangt

Enkel de leden van het Interfone-team die ze nodig hebben, hebben toegang tot uw gegevens. We verkopen ze nooit. Ze kunnen worden doorgegeven:

• aan onze technische dienstverleners, die op onze instructies handelen en contractueel gebonden zijn aan vertrouwelijkheid en beveiliging: hosting van de site en onze platformen, klantrelatiebeheer en support, verzending van e-mails, contentbeheer, bezoekmeting, telecominfrastructuur;
• aan de betrokken operatoren, om uw communicatie door te schakelen of uw nummers op uw verzoek over te zetten;
• aan de wederverkoper of installateur die u begeleidt, indien van toepassing;
• aan de autoriteiten, wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Doorgifte buiten de Europese Unie

We geven de voorkeur aan dienstverleners die de gegevens in de Europese Unie hosten. Sommige zijn echter gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, met name in de Verenigde Staten. Die doorgiften zijn omkaderd door het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (EU-US Data Privacy Framework) wanneer de dienstverlener daarvoor gecertificeerd is, of anders door de door de Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen. U kunt op eenvoudig verzoek een kopie krijgen.

Beveiliging

We beschermen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, toegang voorbehouden aan bevoegde personen, vertrouwelijkheidsverplichtingen voor onze teams en dienstverleners. Bij een gegevenslek dat een risico voor u inhoudt, verwittigen we de Gegevensbeschermingsautoriteit en, indien nodig, de betrokkenen.

Uw rechten

U kunt op elk moment:

• uw gegevens inzien en er een kopie van krijgen;
• ze laten verbeteren of aanvullen;
• vragen om ze te wissen;
• vragen om de verwerking te beperken;
• de gegevens die u ons bezorgde in een gestructureerd formaat ontvangen (overdraagbaarheid);
• bezwaar maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang en, zonder motivering, tegen direct marketing;
• uw toestemming intrekken, zonder gevolg voor de verwerkingen die al plaatsvonden.

Schrijf ons op info@interfone.be. We antwoorden binnen een maand. Bij redelijke twijfel over uw identiteit kunnen we u vragen die te bevestigen.

Er wordt geen enkele beslissing met rechtsgevolgen voor u genomen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.

Een klacht indienen

Meent u dat uw rechten niet worden gerespecteerd, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Neem gerust eerst contact met ons op: we doen ons best om een oplossing te vinden.

Wijzigingen

We kunnen dit beleid aanpassen, bijvoorbeeld bij de lancering van een nieuwe dienst. De datum van de laatste bijwerking staat bovenaan deze pagina.