Van telecomoperator veranderen kan uw onderneming toegang geven tot een betere internetverbinding, modernere telefonie of mobiele abonnementen die beter aansluiten bij uw behoeften.
Toch stellen veel bedrijven die beslissing uit uit angst voor een onderbreking van hun diensten: het hoofdnummer dat tijdelijk niet bereikbaar is, een internetonderbreking, medewerkers die niet bereikbaar zijn of configuraties die opnieuw moeten worden ingesteld.
Goed nieuws: een goed voorbereide overstap naar een andere telecomoperator kan zo worden georganiseerd dat de continuïteit van uw activiteiten behouden blijft.
Dit zijn de belangrijkste stappen voor een vlotte migratie.
1. Breng uw huidige telecominfrastructuur in kaart
Voordat u verschillende operatoren vergelijkt, is het belangrijk om eerst een overzicht te maken van uw huidige diensten.
Breng onder andere het volgende in kaart:
- uw telefoonlijnen en telefoonnummers;
- uw mobiele abonnementen;
- uw internetverbinding en gebruikte technologieën;
- eventuele speciale nummers;
- uw apparatuur: telefoontoestellen, routers, wifi-access points…;
- telefoniefuncties zoals belgroepen, doorschakelingen, wachtrijen en welkomstberichten;
- eventuele integraties met uw CRM of bedrijfssoftware;
- de einddata en voorwaarden van uw huidige contracten.
Dit is ook het ideale moment om te bepalen welke onderdelen niet langer aan uw behoeften voldoen.
Mist u regelmatig oproepen? Is uw internetverbinding niet meer voldoende? Werken uw medewerkers vanuit verschillende vestigingen? Wordt het beheer van uw mobiele vloot steeds complexer?
Van operator veranderen is een kans om uw telecominfrastructuur opnieuw af te stemmen op hoe uw onderneming vandaag werkt, in plaats van uw bestaande installatie simpelweg te kopiëren.
2. Zeg uw huidige diensten niet meteen op
Dit is waarschijnlijk een van de belangrijkste aandachtspunten.
Zeg uw bestaande diensten niet zelf op voordat de migratie met uw nieuwe operator is georganiseerd.
Bepaalde diensten moeten tijdens het migratieproces actief blijven, zeker wanneer u uw bestaande telefoonnummers wilt behouden.
Voor internet kan het bovendien verstandig zijn om gedurende een bepaalde periode zowel de oude als de nieuwe verbinding beschikbaar te houden.
Bij Interfone kan de nieuwe internetverbinding, afhankelijk van de situatie, worden geïnstalleerd terwijl de bestaande verbinding nog actief is.
Het principe is eenvoudig: schakel de bestaande oplossing pas uit wanneer de nieuwe operationeel is.
3. Controleer of u uw bestaande telefoonnummers kunt behouden
Van operator veranderen betekent niet automatisch dat u ook van telefoonnummer moet veranderen.
Dankzij nummeroverdracht of nummerportabiliteit kan een onderneming haar bestaande nummers meenemen naar een nieuwe operator.
Zo hoeft u uw telefoonnummer niet overal te wijzigen: op uw website, in e-mailhandtekeningen, op visitekaartjes, voertuigen of andere communicatiemiddelen.
Voor uw professionele telefonie controleert u best vooraf:
- welke nummers moeten worden overgedragen;
- welke nummers nog daadwerkelijk worden gebruikt;
- wanneer de nummeroverdracht gepland wordt;
- welke gegevens van uw huidige operator nodig zijn;
- welke gekoppelde diensten mogelijk beïnvloed worden.
Laat een telefoonlijn waarvan u het nummer wilt behouden dus niet afsluiten voordat de nummeroverdracht correct is ingepland.
4. Plan de migratie van uw internetverbinding
De internetverbinding is vaak een van de meest kritieke onderdelen van een telecomtransitie.
Een internetonderbreking kan veel meer beïnvloeden dan alleen surfen: IP-telefonie, cloudsoftware, betalingen, toegang tot servers, videoconferenties en bedrijfsapplicaties kunnen allemaal afhankelijk zijn van uw verbinding.
Controleer daarom vooraf:
- welke technologie beschikbaar is op uw adres;
- welke snelheid uw onderneming nodig heeft;
- wat de installatietermijn is;
- hoe het netwerk moet worden geconfigureerd;
- welke apparatuur eventueel vervangen moet worden;
- of er een back-upverbinding voorzien is.
Met Magic Surf biedt Interfone professionele internetoplossingen die afgestemd worden op de behoeften en beschikbare infrastructuur van uw onderneming.
Voor bedrijven die sterk afhankelijk zijn van internet is een back-upverbinding bijzonder interessant. Zo beperkt u niet alleen de risico's tijdens de migratie, maar verhoogt u ook de bedrijfscontinuïteit op lange termijn.
5. Bereid uw nieuwe telefonie voor vóór de overstap
Een verandering van operator is ook een goed moment om uw telefooncentrale te moderniseren.
Bepaal vóór de ingebruikname onder andere:
- de gebruikers;
- de extensies;
- de belgroepen;
- de openingsuren;
- de wachtrijen;
- de doorschakelingen;
- de welkomstberichten;
- de belscenario's;
- de toestellen van iedere medewerker.
Veel van deze elementen kunnen vooraf worden geconfigureerd, nog vóór uw telefoonnummers daadwerkelijk worden overgedragen.
Met Magic IP beschikt uw onderneming over een professionele telefooncentrale waarmee gebruikers, nummers, openingsuren, belscenario's en tal van andere functies centraal kunnen worden beheerd.
Medewerkers kunnen daarnaast de Interfone Softphone gebruiken op hun computer of smartphone om hun professionele telefonie ook buiten kantoor te gebruiken.
Het doel: ervoor zorgen dat uw nieuwe omgeving klaarstaat wanneer uw nummers worden overgedragen, in plaats van alles pas op de dag van de overstap te configureren.
6. Plan ook de migratie van uw mobiele abonnementen
Wilt u telefonie, internet en mobiel bij één operator centraliseren? Plan dan ook de migratie van uw simkaarten zorgvuldig.
Maak vooraf een overzicht van:
- de gebruikers;
- hun huidige telefoonnummers;
- de abonnementen die ze daadwerkelijk nodig hebben;
- hun dataverbruik;
- internationaal gebruik;
- eventuele eSIMs;
- specifieke beperkingen of toelatingen per lijn.
Met Magic SIM kunnen bedrijven hun mobiele abonnementen en lijnen eenvoudiger centraal beheren.
De migratie is bovendien een goed moment om ongebruikte abonnementen te verwijderen of formules beter af te stemmen op het werkelijke gebruik van iedere medewerker.
7. Kies het juiste moment voor de overstap
Zelfs wanneer een migratie goed voorbereid is, blijft het belangrijk om het juiste moment te kiezen.
Vermijd indien mogelijk:
- bijzonder drukke werkdagen;
- afsluitingsperiodes;
- belangrijke lanceringen;
- commerciële evenementen;
- momenten waarop uw technische verantwoordelijke niet beschikbaar is.
Voorzie daarnaast iemand die onmiddellijk de belangrijkste diensten kan controleren:
Internet → inkomende oproepen → uitgaande oproepen → nummers → mobiele lijnen → functies → bedrijfssoftware.
Met enkele eenvoudige tests na de overstap kunnen eventuele problemen snel worden vastgesteld.
8. Test alle diensten voordat u de migratie als afgerond beschouwt
Een werkende internetverbinding of een telefoon die overgaat, betekent nog niet dat de volledige migratie afgerond is.
Voer daarom een volledige controle uit:
- komen inkomende oproepen op de juiste plaats terecht?
- wordt bij uitgaande oproepen het juiste nummer weergegeven?
- werken de doorschakelingen?
- zijn de welkomstberichten correct?
- zijn de openingsuren juist ingesteld?
- functioneren wachtrijen en belgroepen?
- kunnen medewerkers hun softphone gebruiken?
- zijn alle simkaarten actief?
- werkt de back-upverbinding?
- werken CRM-integraties en andere bedrijfssoftware correct?
Bewaar ook gedurende enkele dagen de informatie over uw vorige configuratie en de contactgegevens van de betrokken partijen. Zo kunt u snel reageren wanneer dat nodig is.
Kan ik echt van operator veranderen zonder onderbreking?
Bij een telecomtransitie kan een volledig risicoloze migratie nooit absoluut worden gegarandeerd. Bij een nummeroverdracht kan er bijvoorbeeld een korte overgangsperiode zijn.
Een goed voorbereide migratie kan het risico op een onderbreking echter aanzienlijk beperken.
De juiste aanpak is:
Analyse → voorbereiding → installatie → configuratie → nummeroverdracht → tests → opzegging van de oude diensten.
Niet:
Opzegging → wachten → installatie → configuratie.
Dat verschil in aanpak kan een grote impact hebben op het verloop van uw migratie.
Van operator veranderen is ook een kans om uw telecom te herbekijken
Van operator veranderen zou niet alleen mogen betekenen dat u de ene factuur door een andere vervangt.
Het is het ideale moment om na te gaan of uw infrastructuur nog aansluit bij de behoeften van uw onderneming:
- is uw internetverbinding voldoende betrouwbaar?
- wat gebeurt er wanneer uw internetverbinding uitvalt?
- kunnen medewerkers eenvoudig vanop afstand werken?
- hoeveel oproepen blijven onbeantwoord?
- passen uw mobiele abonnementen bij het werkelijke gebruik?
- kunt u eenvoudig een medewerker of nieuwe vestiging toevoegen?
- communiceert uw telefonie met uw CRM?
Bij Interfone kunnen professionele telefonie met Magic IP, internet met Magic Surf en mobiele abonnementen met Magic SIM bij één operator worden samengebracht.
Het voordeel is niet alleen dat uw diensten gecentraliseerd worden. U krijgt ook een telecominfrastructuur die als één geheel wordt bekeken en één aanspreekpunt om uw onderneming te begeleiden wanneer uw behoeften veranderen.
Overweegt u om van telecomoperator te veranderen?
Weet u niet goed waar u moet beginnen?
Het team van Interfone kan uw huidige installatie analyseren, bepalen welke diensten behouden of aangepast moeten worden en samen met u de verschillende stappen van de migratie voorbereiden.
Het doel: uw telecom laten evolueren zonder uw bedrijfsactiviteiten on hold te zetten.
