Telewerk maakt vandaag deel uit van de dagelijkse werking van heel wat bedrijven. Of medewerkers nu voltijds thuiswerken of binnen een hybride werkmodel, telewerk biedt meer flexibiliteit, maar vraagt ook om een aangepaste organisatie en de juiste tools.
Efficiënt op afstand werken betekent immers meer dan gewoon uw laptop mee naar huis nemen. Organisatie, de werkomgeving, internetverbinding, communicatie met collega's en professionele telefonie spelen allemaal een belangrijke rol in de productiviteit van teams.
Maar hoe organiseert u telewerk efficiënt binnen uw bedrijf? Dit zijn 7 goede praktijken.
1. Richt een geschikte werkplek in
Een aangepaste werkomgeving bevordert de concentratie en helpt om werk en privé beter van elkaar te scheiden.
Kies indien mogelijk voor een rustige, goed verlichte ruimte die specifiek voor het werk wordt gebruikt. Een geschikt bureau, een ergonomische stoel en een correct geplaatst beeldscherm dragen bovendien bij aan het comfort tijdens de werkdag.
Wanneer meerdere personen in hetzelfde huis telewerken, kunnen afzonderlijke werkplekken onderbrekingen beperken, vooral tijdens telefoongesprekken en videoconferenties.
Het doel is eenvoudig: thuis werkomstandigheden creëren die even comfortabel en professioneel zijn als op kantoor.
2. Behoud een vaste werkroutine
De flexibiliteit van telewerk betekent niet dat er geen structuur nodig is.
Een vaste routine helpt om het begin en einde van de werkdag duidelijk af te bakenen. U klaarmaken, ontbijten en vervolgens op een vast tijdstip aan uw werkplek beginnen, maakt het gemakkelijker om een regelmatig werkritme aan te houden.
Ook aan het einde van de dag is die routine belangrijk. Wanneer u thuis werkt, kan de grens tussen werk en privé snel vervagen.
Duidelijke werkuren helpen om dat evenwicht beter te bewaren.
3. Plan uw werkuren en prioriteiten
Zowel op kantoor als op afstand blijft een goede organisatie essentieel.
Begin uw dag door uw belangrijkste taken te bepalen en tijdsblokken te voorzien voor werkzaamheden die extra concentratie vereisen.
Afhankelijk van de organisatie binnen het bedrijf kunnen medewerkers dezelfde werkuren behouden als op kantoor of genieten van een zekere flexibiliteit.
In beide gevallen is het belangrijk dat werkuren en beschikbaarheden duidelijk worden gecommuniceerd naar de rest van het team.
Die zichtbaarheid maakt samenwerken eenvoudiger en voorkomt onnodige telefoontjes of berichten wanneer een collega niet beschikbaar is.
4. Blijf bereikbaar, ook buiten kantoor
Dit is een van de belangrijkste uitdagingen van hybride werken: hoe blijft de professionele communicatie vlot verlopen wanneer medewerkers vanaf verschillende locaties werken?
Een medewerker die thuiswerkt, moet bereikbaar kunnen blijven op zijn professionele nummer zonder afhankelijk te zijn van het telefoontoestel op kantoor.
Dat is precies wat cloudtelefonie mogelijk maakt.
Met een oplossing zoals Magic IP kunnen medewerkers dankzij de softphone hun professionele lijn gebruiken op verschillende toestellen: computer, smartphone of een ander compatibel apparaat.
Zo kunnen ze professionele oproepen maken en ontvangen, waar ze ook werken, terwijl ze hun bedrijfsnummer blijven gebruiken.
→ Ontdek Magic IP, de professionele telefonieoplossing van Interfone
5. Maak samenwerken tussen teams eenvoudiger
Wanneer sommige medewerkers op kantoor werken en anderen op afstand, moet informatie gemakkelijk kunnen circuleren.
Communicatie- en telefonietools moeten teams daarom in staat stellen om samen te werken, ongeacht waar ze zich bevinden.
Met professionele telefonie die aangepast is aan hybride werken, kunt u bijvoorbeeld:
- oproepen eenvoudig doorverbinden naar een collega;
- zien of een medewerker beschikbaar is;
- oproepen beheren via een computer of smartphone;
- oproepgroepen instellen;
- doorschakelingen aanpassen op basis van teams en werkuren.
Het doel is niet om zoveel mogelijk tools te gebruiken, maar juist om communicatie op afstand even vlot te laten verlopen als op kantoor.
6. Zorg voor een betrouwbare professionele internetverbinding
Cloudtelefonie, videoconferenties, bedrijfsapplicaties, CRM, documenten delen… Werken op afstand is sterk afhankelijk van de kwaliteit van de internetverbinding.
Een instabiele verbinding kan al snel leiden tot een slechte gesprekskwaliteit, onderbroken videoconferenties of problemen bij het gebruik van bedrijfsapplicaties.
Voor organisaties die sterk afhankelijk zijn van online tools, worden de kwaliteit en continuïteit van de internetverbinding dan ook essentiële onderdelen van hun infrastructuur.
Interfone biedt met Magic Surf ook professionele internetoplossingen die afgestemd zijn op de behoeften van bedrijven.
→ Ontdek onze internetoplossingen voor bedrijven
7. Neem echte pauzes
Thuiswerken betekent niet dat u de hele dag achter uw scherm moet blijven zitten.
Regelmatig pauzeren helpt om even van ritme te veranderen, te bewegen en daarna opnieuw geconcentreerd aan het werk te gaan.
Een korte wandeling, enkele minuten buiten of gewoon een echte pauze weg van uw computer kan al een verschil maken.
Het belangrijkste is een ritme te vinden waarmee u de hele dag efficiënt kunt blijven werken, zonder dat de flexibiliteit van telewerk leidt tot eindeloos lange werkdagen.
Welke tools hebt u nodig voor telewerk binnen uw bedrijf?
Een efficiënte hybride werkorganisatie steunt uiteindelijk op drie pijlers: goed georganiseerde medewerkers, een betrouwbare internetverbinding en communicatietools die overal toegankelijk zijn.
Professionele telefonie speelt daarbij een belangrijke rol.
Met Magic IP, de professionele telefonieoplossing van Interfone, blijven uw medewerkers bereikbaar op hun professionele lijn, of ze nu op kantoor, thuis of onderweg zijn.
Softphone, oproepdoorschakeling, aanwezigheidsstatus, oproepgroepen, scenario's en beheer van werkuren maken het mogelijk om uw telefonie af te stemmen op de dagelijkse werking van uw bedrijf.
Wilt u professionele telefonie inzetten die aangepast is aan hybride werken?
